Внедрение AVARDA.IM в компании Бауцентр: первые итоги

15 октября 2015 г. на ежегодной конференции, организованной компанией «Бауцентр», руководитель отдела поставок калининградского филиала Мария Свиридова представила доклад о первых итогах работы отдела в новом модуле управления товарными запасами AVARDA.InventoryManagement (AVARDA.IM) от компании Ansoft.

По согласованию с директором по логистике компании «Бауцентр» Денисом Линевичем, Мария поделилась с нами основными тезисами и выводами своего выступления. Ниже мы приводим краткие цитаты из её доклада с некоторыми показателями, позволяющими оценить эффект, полученный от внедрения первой очереди функционала Автозаказа.

Задачи, возникающие в процессе управления товарными запасами:

• поддержка ассортимента более 30 тыс. наименований товаров;
• предотвращение дефицита товара, контроль нормативов и страховых запасов;
• высвобождение оборотных средств и складских площадей за счет оптимизации объемов заказов;
• учет влияния различных факторов изменения спроса на товары;
• минимизация влияния человеческого фактора на выполнение плановых регламентов и прогнозирование потребности.

Плюсы от расчета потребности в системе AVARDA:

• включение процесса управления товарным запасом в единое информационное пространство;
• гарантированное создание заказов в соответствии с заданным графиком (ранее были возможны пропуски из-за невнимательности закупщиков);
• единый для всех закупщиков алгоритмический подход к расчету потребности;
• увеличение частоты проверок потребности в заказе (заказы формируются чаще, по мере возникновения потребности в товаре);
• протоколирование действий каждого пользователя;
• высокое быстродействие;
• автоматизация рутинных операций.

Функционал Автозаказа – новые возможности и автоматизация
 
Какой «ручной» функционал старой системы стал автоматизированным в Автозаказе?

• запуск и формирование формы заказа с рекомендованной потребностью;
• формирование графика запланированных событий (графика заказов);
• управление товарным запасом сезонного товара (заблаговременное прекращение закупок, исключение товаров из расчета потребности в период межсезонья, заблаговременная закупка товара к началу периода активных продаж);
• расчет коэффициентов сезонности для учета сезонного фактора при формировании потребности;
• формирование заказа по графику и по возникновению потребности;
  учет ограничений по объему поставки.

Какой новый функционал (по сравнению со старой системой) появился в Автозаказе?

• учет тренда и неравномерности спроса при формировании потребности;
• учет потребности каждого ТЦ, исходя из его статистики и товарных остатков;
• возможность создания заказов по заданным критериям (минимальная сумма в рублях или в валюте, общее количеству, вес или объем);
• возможность формирования заказов с высокой периодичностью (два раза в неделю, раз в 3 дня, каждый день и др.);
• учет периодов отсутствия товара на остатках OutOfStock при расчете потребности.
  

Итоги внедрения Автозаказа в Калининградском филиале в цифрах

• ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ НА «РУЧНЫЕ» ДЕЙСТВИЯ С ЗАКАЗОМ:  1034 часа в год – для всего отдела -  это ПОЛГОДА РАБОТЫ ОДНОГО СОТРУДНИКА
• ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕННЫХ ЗАТРАТ НА АНАЛИЗ ПОТРЕБОСТИ И МИНИМИЗАЦИЯ ВЛИЯНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКОГО ФАКТОРА НА РАСЧЕТ ПОТРЕБНОСТИ (ручные корректировки в заказах)
• ПОВЫШЕНИЕ ДОВЕРИЯ К РЕКОМЕНДАЦИЯМ СИСТЕМЫ

Пример полученного эффекта по одной из товарных групп для поставщиков с высокой частотой поставок и минимальным объемом ручных корректировок со стороны сотрудника отдела поставок:

Год	Квартал	Месяц	Реализация, руб	Оборачиваемость, мес
2015	Кв 1	Январь	5 203 546	3,61
		Февраль	5 014 844	2,54
		Март	6 125 627	1,71
	Кв 2	Апрель	6 663 726	1,92
		Май	7 076 632	1,72
		Июнь	7 783 983	1,33
	Кв 3	Июль	7 957 725	1,54
		Август	8 234 883	1,57
		Сентябрь	7 759 016	1,41

То же самое по другой товарной группе для поставщика с высокой частотой поставок, оптимизированными нормативами и минимальным объемом ручных корректировок со стороны сотрудника отдела поставок:

Год	Квартал	Месяц	Реализация, руб	Оборачиваемость, мес
2015	Кв 1	Январь	9 276 988	5,66
		Февраль	9 300 966	4,69
		Март	12 395 050	2,89
	Кв 2	Апрель	12 224 487	2,54
		Май	12 135 010	2,54
		Июнь	12 715 732	2,37
	Кв 3	Июль	13 591 097	2,77
		Август	13 713 851	2,82
		Сентябрь	13 567 809	2,52

Как видно из приведенных таблиц, по данным товарным группам эффект от внедрения модуля AVARDA.IM выражается в улучшении оборачиваемости более чем в 2 раза, что, несомненно, дает существенное улучшение финансовых показателей компании.

По мнению Максима Комлякова, заместителя генерального директора компании Ansoft, достижению таких успехов, в первую очередь, помогло то огромное внимание, которое руководство компании «Бауцентр» на всех её уровнях уделяет данному проекту.

В частности, непосредственно руководителем отдела сопровождения бизнес-систем Бауцентра, Дмитрием Голубиным, было подготовлено и проведено масштабное обучение сотрудников отделов поставок всех филиалов, получивших в итоге глубокое знание принципов работы Автозаказа, что в значительной степени способствовало повышению уровня доверия закупщиков к рекомендациям системы. Обучающий курс был записан на видео, и теперь стажировка новых сотрудников в отделе поставок начинается с детального изучения учебного видеокурса, благодаря чему количество ручных корректировок заказов неуклонно снижается. Такая глубокая автоматизация работы отдела закупок позволила повысить частоту формирования заказов с пропорциональным уменьшением их объема – в первую очередь именно за счет этого и удается повысить показатели оборачиваемости без ущерба для себя и покупателей.

Дмитрий Голубин подтвердил, что руководство компании «Бауцентр» считает внедрение Автозаказа в управление внешней логистикой успешным и планирует дальнейшее развитие этого проекта в рамках остальных бизнес-процессов.

Генеральный директор компании Ansoft Наумов Андрей Викторович отмечает: «Сам факт перехода на управление товарными запасами в компании Бауцентр на модуль AVARDA.IM для нас является знаковым событием. В большинстве проектов внедрения модуля AVARDA.IM заказчики стартуют практически «с нуля», не имея опыта глубокой автоматизации процессов управления запасами. В отличии от них компания Бауцентр более 10 лет использовала и постоянно совершенствовала собственную разработку модуля Автозаказ. Отрадно, что специалисты Бауцентра смогли оценить в нашей системе те преимущества, которые позволили принять решение о переходе на модуль AVARDA.IM. Перенос Автозаказа в систему AVARDA позволил улучшить показатели внешней логистики Бауцентра не только за счет более гибких возможностей функционала AVARDA.IM, но и за счет глубокой автоматизации в единой ERP-системе других смежных бизнес-процессов, непосредственно влияющих на качество управления товарными запасами».

В настоящий момент стартовал следующий этап проекта внедрения модуля AVARDA.IM. Предстоит перенести процессы управления внутренней логистикой в систему AVARDA, а также обеспечить более качественное управление взаимодействием отдела логистики Бауцентр со сторонними распределительными центрами и 3PL-операторами. Вместе с пересмотром определяющих механизмов контроля и мотивации сотрудников это позволит компании развить успех, полностью задействовав весь спектр заложенных в модуль AVARDA.IM возможностей.

Напомним, что до начала внедрения типового функционала AVARDA.InventoryManagement, в компании "Бауцентр" функционировал внешний модуль собственной разработки для управления товарными запасами.